1. Primer vistazo a Microsoft Excel.
Una hoja de cálculo es un programa que permite almacenar datos, numéricos como texto, en forma de tabla bidimensional. se pueden realizar operaciones aritméticas, incluyen fórmulas complejas y obtener gráficos ilustrativos. La ventana principal de Excel se estructura de la siguiente forma:
Ficha Insertar: Incluye los grupos de opciones que nos permiten añadir imágenes, gráficos, etc., a la hoja.
Ficha Fórmulas: Se usan los botones para introducir y editar las ecuaciones y funciones que utilicemos.
La hoja de cálculo es una herramienta versátil,desde el punto de vista empresarial, nos permite utilizarla en distintos ámbitos:
·
Contabilidad: Facilita la gestión del
estado de flujo efectivo, el balance de ingresos/datos.
·
Planificación: Podemos diseñar
planes de seguimiento de tareas, turnos de trabajo, horarios, etc.
· Seguimiento: Partiendo del plan anterior, se crea una hoja que nos permita verificar si se consiguen los objetivos propuestos. De hecho, es sencillo, agregar un calendario, lo que facilita adaptarlo al propósito concreto para el que lo diseñamos.
· Generación de presupuestos: Para las empresas es fundamental proporcionar al cliente la información acerca de productos o servicios, y la hoja de cálculo permite crear de forma rápida y sencilla un presupuesto.
·
Facturación: Podemos gestionar fácilmente
los albaranes, facturas, etc., que generan día a día de la organización,
lo que supone un ahorro efectivo de costes en términos temporales.
Fuente:Aplicaciones-Ofimáticas-2013-grado-medio-mcgraw-hill ISBN:978-84-481-8551-0
Ficha Datos: Reúne grupos de opciones
relacionados con la edición del documento.
Ficha Revisar: Incluye los controles para la revisión
ortográfica, la traducción y la protección del documento.
Ficha Vista: Facilita la configuración del
área de trabajo y la gestión de macros.
Los documentos creados se pueden manejar como libros, se componen de hojas de cálculo. Un documento nuevo tiene tres hojas de cálculo. Dentro de un libro, cada hoja se identifica de forma única por su nombre. Se identifica en la solapa que aparece en la parte inferior, a través de la cual podemos acceder a cada hoja del libro. Una hoja de cálculo se representa como una tabla distribuida en filas y columnas. En la intersección de ambas se encuentra la celda. A la hora de introducir datos o realizar operaciones sobre estas, se puede hacer de forma individual sobre la celda activa, o bien sobre un bloque de celdas, lo que se denomina rango de celdas. Las fórmulas permiten realizar cálculos a partir del contenido de la hoja, con la ventaja de no tener que volver a escribir la operación si se modifican los datos de las celdas. Las funciones son fórmulas que las herramientas nos proporcionan para la realización de determinadas operaciones complejas: cálculos estadísticos, financieros, conversiones, etc.
2. Operaciones básicas y referencias.
Cada una de las hojas
que componen se divide en celdas, se identifican a partir de
la letra (o letras) de la columna y el número de fila cuya intersección se
encuentran. Esta combinación se denomina referencia o dirección de
la celda.
2.1. Selección de celdas.
En la celda podemos escribir números,
texto o fórmulas. Activamos una celda haciendo clic sobre ella, o escribiendo la referencia en el cuadro de nombres, tal y como se muestra en la
Figura 3.2.
Para seleccionar varias
filas o columnas contiguas hacemos clic en la cabecera de la primera y
arrastramos el ratón hasta la última sin liberar el botón principal. Si las filas
o columnas no son contiguas se pulsa la tecla Ctrl y se seleccionan una
a una las cabeceras de los rangos.
Una vez seleccionada la celda, podemos introducir un número, un texto o el resultado de una operación.
A. Manejo de filas y columnas.
- Seleccionando la opción Insertar filas de hoja o Insertar columnas de hoja. Desplegamos el menú Insertar del grupo de opciones Celdas, tal y como puedes ver en la Figura 3.7.
El uso de filtros de datos nos permite ocultar de
forma automática las filas que cumplen un determinado criterio en una celda. De
este modo, podemos manipular datos, su formato, extraer gráficos o imprimir
los datos de dichas filas sin necesidad de ocultar aquellas que no
queremos incluir en las operaciones. Excel 2010 nos permite filtrar filas:
·
Por el texto que contienen.
·
Por valores numéricos.
·
Por fechas u horas.
·
Por valores superiores o inferiores.
·
Por valores por encima o debajo del promedio.
· Si tienen celdas vacías o no.
· Por formato de celda.
· Tomando como referencia el valor de la celda activa.
C. Validación de datos.
Es un mecanismo que nos permite verificar el tipo de datos
o los valores que los usuarios pueden introducir en una celda. De este modo,
podemos:
·
Restringir los
valores introducidos a un intervalo determinado, sean números, fechas o textos.
·
En el caso de las
celdas que almacenan texto, se puede limitar la longitud máxima del mismo.
·
Limitar las
opciones utilizando una lista desplegable.
·
Indicar al
usuario qué tipo de valores debe introducir, o explicarle como corregir el
error cometido.
En algunos casos puede ser útil asegurarse de que el usuario solo introduce caracteres en una celda (en el ejemplo, la A4). Puedes realizar esta comprobación aplicando el mecanismo de validación y utilizando la fórmula =ESTEXTO(A4).
A. Formato condicional.
Es una herramienta de la hoja de cálculo que permite que el formato de un rango de celdas se adapte a su contenido. Para esto, establecemos un conjunto de reglas con relación al valor que puede almacenar la celda. En el momento en el que introducimos un valor, la hoja de cálculo coteja si se corresponde con alguna de las reglas y, en caso afirmativo, aplica el formato correspondiente.
B. Opciones de formato de tamaño.
El tamaño predefinido de las filas y las columnas de la hoja de cálculo es suficiente para almacenar números, fechas y textos breves, pero en ocasiones necesitamos modificar el alto o el ancho de una fila para adaptarlo a su contenido o mejorar la presentación de la información. Debes tener en cuenta que, si la longitud del dato excede el tamaño de la celda, se pueden dar dos casos:
· Si es texto, solo se muestra el fragmento que se encuentre dentro de la celda.
- Si estamos trabajando con fechas o números, la celda aparece rellena de símbolos de contenido. Puedes ver un ejemplo de ambos casos en la Figura 3.28.
El ancho y el alto de una celda se pueden modificar de forma manual haciendo clic en el extremo de la cabecera y arrastrando el borde hasta la posición deseada cuando el cursor cambia a la forma de una cruz, como puedes ver en la Figura 3.29. También puedes hacer que se ajuste la fila o columna al contenido de mayor longitud. Para ello, coloca el cursor en el extremo de la cabecera y, cuando cambia a la forma de cruz, haz doble clic. De este modo, se reduce el ancho de la columna si el texto o los números son de longitud menor, o aumenta hasta el número de píxeles que permite ver todo el contenido.
En el caso contrario, es
decir si no quieres modificar el tamaño de la celda, puedes reducir el tamaño
de la fuente hasta que se adapte al espacio disponible. Para esto, accede al
cuadro de diálogo Formato de celdas >Alineación>Control del texto >
Reducir hasta ajustar, como muestra la Figura 3.30.
Por último, si el texto
está compuesto por varias palabras y es mayor que el ancho de la celda, puedes
mostrarlo en varias líneas. Para ello, debes acceder a la pestaña Alineación>Formato
de celdas> Ajustar texto. En este caso, verás cómo se deshabilita de
forma automática la opción Reducir hasta ajustar.
Por defecto, las celdas de la hoja de cálculo se delimitan por una línea fina de color claro. De cara a la presentación de los datos, puede resultarnos útil definir el color o el grosor de los bordes de una o más celdas. Para ello, una vez seleccionado el rango de celdas al que se lo vamos a aplicar, podemos acceder a la pestaña Bordes en el cuadro de diálogo Formato de celdas, tal y como aparece en la Figura 3.32, o bien desplegar en el grupo de opciones Fuente el botón Bordes, que muestra el menú que puedes ver en la Figura 3.33. De este modo, para un conjunto de celdas, podemos definir de forma precisa el tipo y color de las líneas que lo delimitan o que separan las celdas.
Hasta ahora
hemos introducido datos en las celdas que les corresponden
haciendo clic en cada una de ellas, o bien con el teclado, al pulsar Enter para
pasar a la celda inferior o desplazándonos con los cursores. Si necesitamos
introducir un gran volumen de datos suele ser rentable utilizar un mecanismo de
la hoja de cálculo que proviene del ámbito de las bases de datos: los
formularios. Un formulario de datos ofrece una manera cómoda de escribir o
mostrar una fila completa de información en un rango o una tabla sin tener que
recorrer la fila en sentido horizontal. De este modo, la inserción de datos es
más sencilla, dado que no tenemos que desplazarnos de columna en columna.
2.5.
Operadores.
En Excel 2010 disponemos de los siguientes operadores aritméticos (Tabla 3.7):
|
Operación |
Operador |
Símbolo |
Ejemplo |
|
Suma |
+ |
Signo más |
5+2 |
|
Resta |
- |
Signo menos |
5-2 |
|
Negación |
- |
Signo menos |
-5 |
|
Producto |
* |
Asterisco |
5*2 |
|
División |
/ |
Barra oblicua |
10/2 |
|
Potencia |
^ |
Acento circunflejo |
5^2 |
|
Porcentaje |
% |
Signo de porcentaje |
10% |
Recuerda para que se realice un cálculo que hemos escrito en una celda es necesario incluir el operador de asignación (el símbolo igual) antes de la operación. De este modo, le indicamos a Excel que lo que pretendemos es almacenar en dicha celda el resultado del cálculo descrito en la fórmula, no el texto compuesto por los números y los operadores. En la Figura 3.39 puedes comprobar el resultado de seleccionar la celda D2 y escribir la operación de suma de dos valores numéricos en la barra de fórmulas:
Fuente:Aplicaciones-Ofimáticas-2013-grado-medio-mcgraw-hill ISBN:978-84-481-8551-0
Si necesitamos decidir qué relación existe entre dos valores, por
ejemplo, si son iguales o uno es mayor que otro, debemos utilizar los
operadores de comparación, que se recopilan en la Tabla 3.8. En este caso, es
importante que tengas en cuenta que el símbolo igual (=) tiene un significado
distinto en función de la posición:
·
En la primera posición indica que es una
fórmula.
·
En una posición intermedia representa al
operador de comparación.
El resultado de una comparación es un valor lógico: <<VERDADERO>>, si se cumple lo que indica la expresión, o <<FALS0>>, en caso contrario.
|
Comparación |
Operador |
Ejemplo |
|
Igual a |
= |
5=2 |
|
Distinto de |
<> |
5<>2 |
|
Mayor que |
> |
5>2 |
|
Menor que |
< |
5<2 |
|
Mayor o igual que |
>= |
5>=2 |
|
Menor o igual que |
<= |
5<=2 |
2.5. Referencias.
Son la base para el manejo de las hojas de cálculo a nivel profesional, dado que nos permiten:
·
Especificar
las operaciones independientemente de los datos que contienen las celdas sobre
las que operamos.
·
Utilizar
el valor de una celda en distintas operaciones.
De
este modo, se reduce en gran medida el tiempo que necesitamos para realizar
cálculos complejos.
Una
referencia nos permite identificar una celda o un rango de celdas en una hoja
de cálculo. De esta forma, indicamos dónde
se encuentran los datos que utilizamos en una fórmula. Los valores pueden
encontrarse en la propia hoja de cálculo, en otra hoja del mismo libro e,
incluso, en una hoja de otro libro. En este último caso, hablamos de
referencias externas o vínculos. Las referencias básicas se establecen, como
hemos visto antes, utilizando el encabezado de columna y el encabezado de fila.
En Excel, el encabezado de columna se corresponde con las combinaciones de
letras de la A a XFD (dado que una hoja de cálculo puede tener hasta 16.384
columnas), y el encabezado de fila con números de 1 a 1 048 576. Como hemos
visto antes, la combinación de ambos identificadores en ese orden permite hacer
referencia a su intersección o, lo que es lo mismo, a una celda.
A. Referencias relativas.
Las referencias que hemos utilizado en el caso práctico anterior se denominan referencias relativas. Esto quiere decir que tanto la posición de la celda que contiene la fórmula como la de aquella a la que hace referencia pueden cambiar en la hoja de cálculo sin que afecte a las operaciones que realizan. Como hemos visto, las fórmulas utilizan referencias relativas por defecto. Esto implica que, si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta de forma automática.
B.
Referencias absolutas.
En el caso práctico anterior, las
referencias se ajustan de forma automática según el identificador de la columna
en la que se van rellenando. A diferencia de las relativas, las referencias
absolutas establecen la correspondencia con una celda en una ubicación
específica. Si se modifica la posición de la celda que contiene la fórmula, la
referencia absoluta no varía. La referencia absoluta se establece incluyendo el
símbolo de dólar ($) antes del identificador de la fila o de la columna.
Puedes combinar una referencia
relativa a la columna con una absoluta a la fila, o viceversa, y se generara
así una referencia mixta. Por ejemplo: si rellenamos un rango a partir de una
celda que contiene la fórmula <<=G$1>>, se modificará el
identificador de columna, pero no el de fila.
C.
Referencias externas o
vínculos.
En el caso de que los datos a los
que queremos hacer referencia se encuentren en una ubicación distinta a la hoja
de cálculo en la que estamos trabajando, debemos utilizar referencias externas,
o vínculos. Para ello, se incluye el nombre de la hoja seguido de un signo de
exclamación antes de la celda o conjunto de celdas de dicha hoja, como se
muestra en la Figura 3.46. La referencia << Agenda! F2>> señala la
celda F2 de la hoja <<Agenda>>.
3.1. Fórmulas.
Las fórmulas son ecuaciones que realizan cálculos sobre los valores de una hoja de cálculo. En dichos cálculos se combinan valores constantes, referencias a celdas o funciones en expresiones matemáticas y lógicas.Cuando incluimos una función en el cálculo decimos que esta última es una función anidada. Podemos anidar funciones hasta el nivel que necesitemos, pero debes tener en cuenta que esto puede dificultar la interpretación de la operación que se realiza.
A. Identificadores de celdas.
Se utiliza un conjunto de celdas con un propósito definido y queremos trabajar con dicho rango en distintas fórmulas, resulta útil asignarles un nombre. De este modo, pondremos este nombre en lugar de utilizar la referencia de la celda o conjunto de celdas. Los nombres se manejan utilizando los botones incluidos en el grupo de opciones Nombres definidos, de la pestaña Fórmulas, y nos permiten decidir el identificador utilizando el botón Asignar nombre, o bien que la herramienta utilice un texto de la fila o la columna de la celda, mediante el botón Crear desde la selección. Por defecto, si modificamos el valor de una celda, todas las fórmulas que hacen referencia a la misma se actualizan automáticamente. Se puede ajustar este comportamiento desplegando las opciones del botón Opciones para el cálculo, en el grupo de opciones Cálculo.
Fuente:Aplicaciones-Ofimáticas-2013-grado-medio-mcgraw-hill ISBN:978-84-481-8551-0
A medida que introducimos datos y fórmulas en los documentos, el volumen de datos de las hojas de cálculo crece y, lógicamente, se complica la depuración de las fórmulas introducidas. Para facilitar esta tarea, Excel incorpora en la pestaña Fórmulas en el grupo de opciones Auditoría de fórmulas, que incluye los botones que muestra la Figura 3.50.
Fuente:Aplicaciones-Ofimáticas-2013-grado-medio-mcgraw-hill ISBN:978-84-481-8551-0
3.2.
Funciones.
Las funciones son fórmulas que las herramientas de hoja de cálculo incorporan con el fin de dar soporte al usuario y facilitamos la escritura de las operaciones de todo tipo y nivel de complejidad. Puedes acceder al catálogo completo de funciones de Excel en el cuadro de diálogo Insertar función (que puedes ver en la Figura 3.56), eligiendo en el cuadro de selección de categoría <<Todos>>. Las funciones se clasifican en distintos tipos según el propósito para el que se han definido. En Excel 2010 se organizan en las categorías que puedes ver en la Figura 3.56.
Fuente:Aplicaciones-Ofimáticas-2013-grado-medio-mcgraw-hill ISBN:978-84-481-8551-0
En la hoja de cálculo, una serie es cada conjunto de datos de la misma naturaleza, es decir, cada conjunto de valores que toma un determinado concepto. En los gráficos, trabajamos con varias series: la primera de ellas se asignará al eje horizontal y las restantes, al eje vertical.
4.1. Minigráficos.
Los minigráficos son gráficos de tamaño reducido que se ajustan dentro de una celda para resumir visualmente las tendencias junto a los datos.
4.2. Tablas y gráficos dinámicos.
Los gráficos que hemos creado hasta ahora son estáticos, es decir, se generan a partir de un conjunto de valores y no se pueden modificar. Esto implica que, si cambia el valor de alguna de las celdas del rango, hay que generar de nuevo los gráficos relacionados con la misma. En un gráfico dinámico, cualquier cambio que se realice sobre el contenido de la tabla se reflejará de forma automática en el mismo. El uso de gráficos dinámicos está vinculado a tablas dinámicas, lo que implica que hay que crear en primer lugar la tabla y, a continuación, el gráfico. A partir de una tabla dinámica puedes crear un informe de tabla dinámica, que se utiliza para analizar modelos o tendencias relacionados con los datos de la tabla. En los entornos empresariales, este tipo de informes se utilizan en la toma de decisiones con relación al negocio.
5. Creación y uso de plantillas.
Las
plantillas facilitan la creación de rápida de documentos que se ajustan a un patrón
común, como las facturas. Partiendo de la plantilla generamos de forma sencilla
un documento en el que podemos empezar a trabajar inmediatamente. Una de las
ventajas fundamentales de las plantillas es que podemos crear una propia,
personalizada para nuestro propósito, de forma que generaremos nuevos
documentos a partir de la misma de forma sencilla y eficiente. En la unidad
anterior has aprendido a utilizar las plantillas predefinidas en Word. En Excel
2010 también tienes disponible una amplia variedad de las mismas, que te facilitarán
la creación de hojas de cálculo para gestionar agendas y calendarios, crear
horarios, elaborar presupuestos, etc.
6. 5. Creación y uso de macros.
Las macros permiten ampliar el conjunto de acciones predeterminadas que nos facilita la hoja de cálculo, automatizando determinadas tareas repetitivas, que ejecutamos de forma habitual. Cuando almacenamos una macro, la grabadora de macros registra todos los pasos necesarios para contemplar las acciones que realicemos, a excepción del desplazamiento para la cinta de opciones. El grupo de opciones Código, que contiene los controles relacionados con las macros, se encuentra en la ficha Programador. Si no la tienes disponible, accede a la ficha Archivo y haz clic sobre Opciones en el menú lateral de la izquierda. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel elige la opción Personalizar cinta de opciones y selecciona Programador de la lista Fichas principales. La configuración de seguridad de las herramientas ofimáticas puede impedir, en ocasiones, la ejecución del código asociado a las mismas. En el CEO puedes consultar los pasos para habilitar su ejecución. Una característica de las macros en las herramientas ofimáticas es la posibilidad de asociar una macro a un menú, a un botón de una barra de herramientas, etc. Esto facilita la ejecución de las acciones grabadas, ya que no es necesario memorizar la combinación de teclas correspondiente a la macro.
Fuente:Aplicaciones-Ofimáticas-2013-grado-medio-mcgraw-hill ISBN:978-84-481-8551-0
De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, es posible especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando protejas la hoja de cálculo. El documento se edita por un grupo de personas, resulta útil aplicar las opciones de revisión, de forma que pueda mantener un registro de las modificaciones que nos permita verificar tanto el autor como las acciones que ha llevado a cabo. Estos privilegios se pueden establecer utilizando los controles del grupo de opciones Cambios en la ficha Revisar, como se ve en la Figura 3.94. Puedes modificar el estado de las celdas bloqueadas en el cuadro de diálogo Formato de celdas, desactivando la casilla Bloqueada en la pestaña Proteger.
Fuente:Aplicaciones-Ofimáticas-2013-grado-medio-mcgraw-hill ISBN:978-84-481-8551-0
9. Importación, exportación e impresión de datos.
A diferencia del uso que verás en
las bases de datos, el término importar en Excel se refiere crear una conexión
permanente con los datos, se puede actualizar a petición del usuario, o
bien de forma automática, periódicamente. Las empresas trabajan con múltiples
fuentes de datos para realizar sus tareas. Estas fuentes se ubican en distintos
archivos u orígenes, se gestionan utilizando aplicaciones específicas. Si necesitamos
realizar cálculos con información que no se encuentra en una hoja de cálculo, o
si pretendemos que se utilicen los datos de nuestro documento Excel para la elaboración
de otros, es necesario realizar operaciones de importación o exportación del contenido
de los mismos.
Las acciones principales del trabajo con fuentes externas incluyen grupos de acciones Obtener datos externos y Conexiones, los controles se muestran en la Figura 3.103. Los archivos de texto plano representan un método de almacenamiento de los datos que permite gestionarlos de forma sencilla, desde la interfaz gráfica o de texto simple, en cualquier sistema operativo que soporte el conjunto de caracteres en que se ha editado.
Una vez que contamos con los datos en un archivo de texto plano, podemos importarlo para trabajar con él en una hoja de cálculo. Para ello, tienes varias opciones:
·
Abrirlo desde la aplicación, seleccionándolo en
el cuadro de diálogo Abrir, disponible en la ficha Archivo.
·
Abrirlo desde la interfaz del sistema operativo,
accediendo a la carpeta correspondiente, haciendo clic con el botón secundario
sobre el archivo y seleccionando Microsoft Excel en el menú Abrir con.
·
<<Conectar>> la hoja de cálculo al
archivo de texto, tal y como se describe en el caso práctico 37.
Aunque su uso es menos eficiente que el de los formatos nativos de las herramientas, las aplicaciones de hoja de cálculo facilitan el trabajo con archivos de texto por la sencillez que aportan a la hora de compartir información entre distintas aplicaciones.
EJERCICIO DE EXCEL ESTE ES EL QUE MÁS ME HA GUSTADO DE TODOS.
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